Como organizar uma reunião familiar

Recentemente publicamos um blogpost exaltando as alegrias da Família Faraco, que reúne frequentemente os seus membros para melhorar ainda mais a sua pesquisa genealógica. Recebemos então muitos emails de pessoas interessadas em realizar reuniões semelhantes e pedindo dicas de como organizar uma reunião. Listamos aqui algumas dicas que, esperamos, vão fazer da sua reunião um sucesso!

Família Secco

1. Avise os familiares com antecedência. Faça uma lista das pessoas que você deseja  convidar e e espalhe a novidade. Envie cartas, e-mails, recados pelo facebook (mas envie mensagens, não cole no mural, para garantir a privacidade da sua família!), mensagens no whatsapp, ou SMS e também a função de e-mail de MyHeritage para convidar o maior número de pessoas possível. Não se esqueça de incluir uma linha seus familiares a convidarem pessoas que talvez não estivessem na lista inicial, mas que deveriam estar presentes na reunião familiar!

2. Centralize as informações. Embora seja interessante diversificar na hora de convidar os familiares para o evento, é também importante centralizar as informações em relação aos convidados para facilitar a informação. Sugerimos que crie um documento com o nome de todos os convidados (de preferência uma tabela onde sejam incluídas as seguintes informaçõe: Nome, endereço de contato, telefone, e-mail, status do convite – enviado, pendente, devolvido, não enviado – e o status das respostas – confirmado, recusado, outro. Depois publique este documento no site de família para que todos tenham acesso às informações e para que os membros que façam parte do site também sejam capazes de editar as informações lá contidas.

3. Delegue o trabalho. Faça um verdadeiro comitê organizador no caso de famílias mais grandes. Uma ideia é separar um responsável por estado, cidade ou por ramo da família. Uma família que pesquisa vários nomes poderia dividir a organização por sobrenome, por exemplo. Mas é importante depois juntar todas as informações para que nenhuma se perca.

4. Decida como será o evento. É importante que o comitê organizador decida já em antemão o que será feito no evento. Será apenas uma confraternização? Vocês pretendem coletar mais dados? Quais? Haverá alguma camiseta para todos vestirem? Um crachá? Pense em ideias que possam fazer o evento mais divertido e em ideias que podem servir para quebrar o gelo com pessoas que talvez não se conheçam tão bem.Uma excelente ideia é imprimir a árvore genealógica da família (todos adorarão encontrar o próprio nome no poster!) e mostrar as estatísticas de sua família (por exemplo: qual é o primeiro nome mais comum? Quem é o membro mais velho? Quem é o parente mais novo? Qual é o mês com o maior número de aniversários?). Aproveite as várias estatísticas que disponibilizamos no nosso site para inspiração.

5. Colete dados. Nós pensamos que tais eventos são excelentes para se coletar mais dados, então encoraje os membros da família a levarem fotos, certidões e documentos importantes em relação a família e deixe uma ou duas pessoas designadas a coletarem estas informações, que poderão depois ser acrescentadas ao site de família. Se possível leve um computador ou instale o aplicativo de MyHeritage para coletar as informações necessárias.

6. Registre o evento. Um evento como este pode e deve ser registrado. Encarregue alguém de fotografar os diversos familiares e obviamente uma foto com todos os participantes não deve faltar! Aproveite a ocasião para tirar fotos para o perfil das pessoas que ainda estão sem foto em sua árvore. Também interessante é levar uma filmadora para gravar pequenos vídeos e para registrar depoimentos, especialmente dos familiares com mais idade.

Alguém já está pensando em organizar um evento no final do ano? Agora é a hora certa para começar a planejar! Não deixe de nos contar se você estiver planejando um evento familiar ou se tiver ainda mais dicas para acrescentarmos à lista acima! Deixe suas sugestões nos comentários abaixo, no Facebook, Twitter ou Google +.