Encontros Familiares

Ontem,para quem assistiu ao Fantástico, o jornalista Mauricio Kubrusly, apresentou uma divertida festa de encontro familiar, o Encontro da Família de Chico Gomes.

A Família Gomes, é de Jequeri, Minas Gerais, Brasil. E foi muito divertido ver a irreverência do Maurício Kubrusly tratar do assunto Encontro de Família.

Semanalmente, dezenas de pessoas entram em contato com MyHeritage para saber como montar a sua Festa de Família ou Encontro Familiar. Assim como a Família Gomes, todos os encontros são muito divertidos e um momento especial para se conhecer e saber dos parentes.

Nestes anos todos que MyHeritage atua no Brasil e Portugal percebemos que uma grande quantidade das famílias brasileiras e portuguesas realizam periódicamente os seus Encontros de Família. Vamos te perguntar:

Sua família tem encontros familiares anuais? Segunda questão:
Quantas pessoas poderiam comparecer na festa?

Então, baseados na experiência de muitos de nossos usuários, criamos alguns conceitos básicos para que a sua Reunião de Família possa ser um sucesso:

1 – Para que sua festa seja um sucesso, é necessário que o seu site seja compartilhado por muitos parentes seus. Eles é que serão os divulgadores e também o motivo da festa acontecer. Árvores onde o webmaster reduz os convites ou tem poucos MEMBROS, a adesão ao Encontro é pequena e compromete o sucesso. Se em seu site existirem poucos membros, comece a convidar mais parentes se o seu projeto é de um dia fazer um grande Encontro de Família.
Serão estes MEMBROS que irão fornecer a informação básica para uma grande adesão ao encontro. Serão eles que irão fornecer, endereços, telefones e e-mails de mais parentes, criando o mais básico de toda a reunião, a Lista de Convidados.

2 – A partir da Lista de Convidados, é possível planejar o encontro, descobrir as dificuldades, saber a quantidade de pessoas que irão comparecer, as distâncias e necessidades dos parentes. É muito importante também saber se algum destes convidados precisa de uma acomodação especial, como por exemplo, um local para trocar fraldas. Sabendo todas estas necessidades, escolha o Local.

3 – A escolha do Local é um fator decisivo e deve ter um acesso fácil e ser grande o suficiente para caber todas as pessoas, ter alternativas de lazer, permitir com que as crianças corram e se divirtam(*) e não ser muito longe das pessoas convidadas.
(*) Lembre-se que, para as crianças, estar com os primos, divertir-se e se sentirem amadas e bem vindas fará com que amem a ideia de voltarem outras vezes, e assim, perpetuarem o encontro e transmitirem para as próximas gerações.

4 – Defina que tipo de encontro será. Vai ter um almoço somente? O dia inteiro? Dois dias? Vai ter show de música?
Esta definição irá permitir com que você crie as atividades do evento que podem ser desde a uma partida de futebol entre velhos e moços ou uma animada gincana envolvendo todos os familiares, prepare as atrações e diversões. O importante é que você crie diversão o tempo todo no Programa da Festa e, para todos.

5- Com esta estrutura física já visualizada no seu planejamento e com o programa idealizado, crie uma comissão de parentes para dividir a tarefa. Não se arrisque a resolver tudo sozinho. Crie a comissão e faça reuniões para eliminar qualquer coisa que possa atrapalhar o bom andamento do Encontro. Duas cabeças pensam sempre melhor. Use os recursos do Skype ou Hangout do Google+ para fazer reuniões virtuais, assim, todos poderão comparecer.

Procure os talentos dentro da família. Por exemplo, os jovens sabem usar editores gráficos e são bons em desenho e podem ser responsáveis por idealizar camisetas, broches, bottons, crachás e lembranças para para quem for comparecer.

Outra boa ideia é economizar e “comprar alguma coisa na lojinha do primo” que é um bom negócio, agrada e envolve pessoas da família.

Não limite os colaboradores apenas aos mais próximos, procure envolver os parentes mais distantes também, um bom exemplo deste envolvimento é deixar com que o parente que está mais longe aceite tarefas como imprimir as camisetas do encontro, ou fique responsável por conseguir os músicos regionais para animar o evento. Eles vão se sentir úteis.

6 – Após a Reunião da Comissão de Festas, já é possível se ter uma ideia dos gastos envolvidos. É nesta hora que muitas Reuniões de Família falham. Não brinque com os gastos e nem deixe faltar nada por falta de provisão financeira. Planeje tudo.

Já vi alguns usuários criarem um Fundo de Festa onde os parentes depositam mensalmente um valor que irá  permitir o sucesso do empreendimento. Não arrisque a bancar os custos sozinho, pois isso poderá, em tempos difíceis, causar a interrupção do ENCONTRO ANUAL.

Crie os prazos e as metas a serem atingidas, que em alguns casos podem levar até um ano para que tudo esteja perfeitamente concluído. Cobre estas metas dos responsáveis.

7 – Além da Comissão de Festas, é necessário se criar a Comissão de Recepção que ficará responsável por telefonar antes do encontro para os parentes mais distantes para descobrir as necessidades de cada um, providenciar transporte ou comprar passagens e para facilitar o acesso dos parentes até o encontro. Equipe de transporte podem buscar em aeroportos ou rodoviárias se for necessário e principalmente, recebê-los no local e fazer as apresentações.

8 – Prepare-se para o Encontro crescer. É muito comum que nos primeiros anos a adesão seja pequena, mas com o passar do tempo, com uma organização impecável, com a participação de outros membros e com a sua Árvore Genealógica em MyHeritage crescendo, o número de pessoas irá também crescer. Não deixe de convidar os parentes agregados da sua família principal, ou seja, não é de extrema necessidade que apenas um sobrenome seja convidado. Pode-se expandir a reunião aparentados e seus familiares e todos irão se sentir bem vindos.

Não se esqueça de:

Crie gráficos com a genealogia da sua família, deixe computadores conectados na internet e na sua árvore para que novos membros possam conhecer e participar e incentive nestes momentos a inclusão de informações relevantes. Ótima oportunidade para perguntar sobre histórias, fotos e documentos.

Fotografe tudo e mantenha um acervo dos encontros. Grave depoimentos dos mais velhos.

O primeiro passo para o sucesso é você conhecer o tamanho da sua família, conhecimento que apenas uma Árvore Genealógica irá te fornecer.

Se você já é um experiente Gerente de Encontros de Família, porque não nos ajuda a ampliar esta explicações, você pode ajudar muita gente com a sua experiência? Basta colocar em nossos comentários as suas observações pessoais.

Agora se você desejar assistir a matéria jornalistica do Maurício Kubrusly, clique aqui.