12    set 201310 Comentários

Como organizar uma reunião familiar

Recentemente publicamos um blogpost exaltando as alegrias da Família Faraco, que reúne frequentemente os seus membros para melhorar ainda mais a sua pesquisa genealógica. Recebemos então muitos emails de pessoas interessadas em realizar reuniões semelhantes e pedindo dicas de como organizar uma reunião. Listamos aqui algumas dicas que, esperamos, vão fazer da sua reunião um sucesso!

Família Secco

1. Avise os familiares com antecedência. Faça uma lista das pessoas que você deseja  convidar e e espalhe a novidade. Envie cartas, e-mails, recados pelo facebook (mas envie mensagens, não cole no mural, para garantir a privacidade da sua família!), mensagens no whatsapp, ou SMS e também a função de e-mail de MyHeritage para convidar o maior número de pessoas possível. Não se esqueça de incluir uma linha seus familiares a convidarem pessoas que talvez não estivessem na lista inicial, mas que deveriam estar presentes na reunião familiar!

2. Centralize as informações. Embora seja interessante diversificar na hora de convidar os familiares para o evento, é também importante centralizar as informações em relação aos convidados para facilitar a informação. Sugerimos que crie um documento com o nome de todos os convidados (de preferência uma tabela onde sejam incluídas as seguintes informaçõe: Nome, endereço de contato, telefone, e-mail, status do convite - enviado, pendente, devolvido, não enviado - e o status das respostas - confirmado, recusado, outro. Depois publique este documento no site de família para que todos tenham acesso às informações e para que os membros que façam parte do site também sejam capazes de editar as informações lá contidas.

3. Delegue o trabalho. Faça um verdadeiro comitê organizador no caso de famílias mais grandes. Uma ideia é separar um responsável por estado, cidade ou por ramo da família. Uma família que pesquisa vários nomes poderia dividir a organização por sobrenome, por exemplo. Mas é importante depois juntar todas as informações para que nenhuma se perca.

4. Decida como será o evento. É importante que o comitê organizador decida já em antemão o que será feito no evento. Será apenas uma confraternização? Vocês pretendem coletar mais dados? Quais? Haverá alguma camiseta para todos vestirem? Um crachá? Pense em ideias que possam fazer o evento mais divertido e em ideias que podem servir para quebrar o gelo com pessoas que talvez não se conheçam tão bem.Uma excelente ideia é imprimir a árvore genealógica da família (todos adorarão encontrar o próprio nome no poster!) e mostrar as estatísticas de sua família (por exemplo: qual é o primeiro nome mais comum? Quem é o membro mais velho? Quem é o parente mais novo? Qual é o mês com o maior número de aniversários?). Aproveite as várias estatísticas que disponibilizamos no nosso site para inspiração.

5. Colete dados. Nós pensamos que tais eventos são excelentes para se coletar mais dados, então encoraje os membros da família a levarem fotos, certidões e documentos importantes em relação a família e deixe uma ou duas pessoas designadas a coletarem estas informações, que poderão depois ser acrescentadas ao site de família. Se possível leve um computador ou instale o aplicativo de MyHeritage para coletar as informações necessárias.

6. Registre o evento. Um evento como este pode e deve ser registrado. Encarregue alguém de fotografar os diversos familiares e obviamente uma foto com todos os participantes não deve faltar! Aproveite a ocasião para tirar fotos para o perfil das pessoas que ainda estão sem foto em sua árvore. Também interessante é levar uma filmadora para gravar pequenos vídeos e para registrar depoimentos, especialmente dos familiares com mais idade.

Alguém já está pensando em organizar um evento no final do ano? Agora é a hora certa para começar a planejar! Não deixe de nos contar se você estiver planejando um evento familiar ou se tiver ainda mais dicas para acrescentarmos à lista acima! Deixe suas sugestões nos comentários abaixo, no Facebook, Twitter ou Google +.

Comentários (10) Trackbacks (0)
  1. 1ª Reunião da Família Coutinho

    Karen é muito interessante a ideia da reunião da família, e a exemplo da nossa acontecida em Recife PE onde mora a maior parte da "família Coutinho", um equipamento que não pode faltar é um "scanner" acoplado ao computador, para copiar as fotos e documentos que a parentada leva mas pelo valor afetivo não pode deixar. Em nossa reunião fizemos mais de 500 cópias entre fotos e documentos. Ao ser marcada a reunião pedimos para que cada um levasse tudo o que pudesse lembrar a família.
    É também muito importante um livro ou lista para que cada um possa assinar a sua presença.
    A 1ª reunião da "Família Coutinho" aconteceu 09/04/2011, mas começamos a mandar os convites com 3 meses de antecedência.
    Nossa reunião por ser a primeira foi um sucesso!

    Só para lembrar:
    - Scanner
    - Livro de presença
    - 3 meses de antecedência para os convites
  2. FAÇA UM DOCUMENTARIO, VISITE MUSEU DO IMIGRANTE , ARQUIVO DO ESTADO , MUSEU DA PESSOA GRAVE DEPOIMENTO GRAVE SUA VOZ
  3. ... olá ... gostei muito das dicas ... achei-as muito interessantes ... acho que a adição de alguns dados num site já estruturado valeria a pena ... vou dar esta sugestáo para um encontro que irá acontecer em novembro ...
  4. Um encontro deste porte é maravilhoso !
  5. Excelentes dicas Jorge! Obrigada! Já foi maracada a próxima reunião da Família Coutinho?
  6. Karen ocupações não me deixaram programar a outra reunião da "família Coutinho", mas assim que tiver tempo irei trabalhar na 2ª, agradeço as dicas
  7. Karen achei estas dicas otimas. Vou adicionar algumas sugestoes aqui mencionadas no proximo encontro da familia Comassetto em Santa Maria, RS no dia 23 de marco de 2014. Estamos programando com 5 meses de antecedencia e a primeira reuniao da comissao criada sera a 4 meses antes pois e'uma reponsabilidade muito grande e queremos que seja memoravel.
  8. Muito obrigada, Walter! Desejo muito sucesso no encontro da família Comassetto e adoraria ver as fotos depois!
  9. Achei o site muito interessante, por conta de me ajudar a organizar o .meu pensamento e tambem em cobrar das pessoa que quiseram assumir determinados deveres, a cobrá-los mansamente e tambem a acrescentar ideias, tipo,gravar conversas, acrescentar pesssoas. A nossa festa se chama pre-natal, e e sempre no primeiro domingo de dezembro.Familia Campos e familia Suriano agradece.
    Idel
  10. Olá amigos que bacana poder contar com vossas experiencias, também estamos na largada do nosso primeiro Encontro dos descendentes dos meus Avós, pois precisamos de experiencia para ampliarmos a familiares mais distantes. mas se possível gostaria de receber mais informações no meu email whisllan@gmail.com. desde ja agradeço acontribuição.

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